Efektywna organizacja spotkań biznesowych

Organizacja spotkań buznesowych widok na tablecie

Efektywna organizacja spotkań biznesowych.

Jednym z obowiązków pracowników biurowych jest organizacja spotkań biznesowych, do których zaliczamy spotkania wewnętrzne dostępne dla całego zespołu lub jego wybranych członków, a także spotkania zewnętrzne organizowane dla osób spoza firmy np. klientów czy partnerów biznesowychCo łączy je wszystkie? Wspólnym mianownikiem spotkań biznesowych jest sposób ich planowania i zarządzania nimi. 

Dlaczego planowanie spotkań jest ważne?

Odpowiednie planowanie i zarządzanie spotkaniami niesie za sobą wiele korzyści. Do najważniejszych z nich można zaliczyć zwiększenie efektywności pracowników oraz zachowanie ciągłości ich pracya więc unikanie niepotrzebnych przestojów podczas wykonywanych obowiązków. Wcześniejsze planowanie pozwala także na szybsze rozpoczęcie przygotowań do spotkania oraz jego odpowiednią organizację, co w efekcie ma bezpośredni wpływ na sprawne i efektywne przeprowadzenie zebrania. 

Organizacja spotkań buznesowych widok na tablecie

Jak usprawnić organizację spotkań?

Kluczowym elementem usprawniającym organizację spotkań biznesowych jest stworzenie harmonogramu spotkań, który będzie uwzględniał datęgodzinę oraz miejsce spotkania. Dostęp do niego powinni mieć wszyscy pracownicy biurowi, dlatego ważne jest, aby harmonogram był przejrzysty i zrozumiały w odbiorze przez użytkowników. Prowadzenie harmonogramu spotkań firmowych pomaga w lepszej organizacji czasu pracy pracowników oraz usprawnia komunikację między członkami zespołu. 

Kolejnym ważnym elementem jest sporządzenie listy uczestników spotkania. W tym celu należy zastanowić się, co jest przedmiotem spotkania, a następnie czyja obecność jest obowiązkowa. Gdy taka lista zostanie sporządzona, należy poinformować zainteresowane osoby terminie zebrania wraz z informacją, czego będzie ono dotyczyło. Dzięki temu zaproszone osoby będą mogły lepiej zaplanować swój czas pracy oraz odpowiednio przygotować się do spotkania.  

Aby informacje dotyczące nowych spotkań oraz wszelkich wprowadzonych zmian, takich jak zmiana godziny czy miejsca spotkania, docierały do wszystkich uczestników, warto korzystać z rozwiązań, które posiadają funkcję wysyłania automatycznych wiadomości. Wdrożenie takich systemów usprawni przepływ informacji między pracownikami da pewność, że wszystkie zainteresowane osoby zosta powiadomione o spotkaniu. 

Znając cel spotkania oraz ilość uczestników można przejść do rezerwacji odpowiedniej saliDokonując wyboru sali należy pamiętać, aby jej rozmieszczenie i wielkość pasowały do charakteru spotkania.  Ważne jest również określenie przewidywanego czasu trwania spotkaniaaby dać pozostałym pracownikom możliwość rezerwacji sali w innym terminie. Taka praktyka pozwala na efektywniejsze wykorzystanie dostępnych pomieszczeń.

Organizacja spotkań biznesowych powinna także uwzględniać odpowiednie wyposażenie pomieszczeńNależy zadbać wystarczającą ilość miejsc dla uczestników, kompletny i sprawny sprzęt oraz inne rzeczy, które mogą przydać się podczas spotkaniatakie jak długopisy, notesy czy kolorowe sticky. Kolejną ważną czynnością jest wcześniejsze sprawdzenie sprzętu i przygotowanie go do użycia. Pozwoli to zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów technicznych w trakcie spotkania, które często są powodem jego wydłużenia, rozproszenia uwagi uczestników oraz dodatkowego stresprowadzącego.

System do organizacji spotkań biznesowych.

Jednym z rozwiązań służących do jeszcze sprawniejszej i efektywniejszej organizacji spotkań biznesowych, a także zarządzania nimi, jest nasz autorski system SAFESYS.Spotkania, który umożliwia szybką organizację spotkań z uwzględnieniem wszystkich wyżej opisanych czynności.

Szybka rezerwacja pomieszczeń

Rezerwacja może zostać wykonana z poziomu komputera lub ekranu dotykowego umieszczonego przy wejściu do sali.

Możliwość obsługi
cateringu

Dzięki dodatkowemu panelowi zainstalowanemu w kuchni/recepcji, organizator może bezpośrednio z poziomu aplikacji zamówić catering lub bufet do wybranej sali, bez konieczności przerywania spotkania.

Automatyczne wysłanie zaproszeń

Aplikacja umożliwia automatyczne wysyłanie zaproszeń do wszystkich uczestników zaplanowanego spotkania, niezależnie od tego, czy są pracownikami firmy, czy też nie.

Intuicyjny interfejs
aplikacji

Prosty układ aplikacji pozwala na sprawne poruszanie się po niej, dodatkowo system sam prowadzi użytkownika przez wszystkie punkty organizacji spotkania.

Efektywne zarządzanie czasem pracy

Dzięki wcześniejszemu planowaniu spotkań oraz dostępowi do harmonogramu, pracownicy mogą efektywniej zarządzać swoim czasem pracy.

Integracja ze skrzynką pocztową

System umożliwia dodawanie terminów spotkań do kalendarza Google oraz Outlook, co pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie spotkań.

Skuteczna organizacja spotkań

Planując spotkania w systemie SAFESYS.Spotkania, organizator ma możliwość zarezerwowania odpowiedniego sprzętu, ilości miejsc czy wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za kwestie techniczne.

Zwiększenie prestiżu
firmy

Wykorzystywanie nowoczesnych rozwiązań, takich jak system SAFESYS.Spotkania podnosi prestiż firmy w oczach klientów, partnerów biznesowych oraz pracowników przedsiębiorstwa.

Jak zadbać o bezpieczeństwo spotkań?

Aplikacja SAFESYS.Spotkania nie tylko pomaga w organizacji spotkań biznesowych, ale także zapewnia bezpieczeństwzgromadzonym uczestnikom zebrania. Dzięki możliwości integracji systemu z modułem SAFESYS.Portiernia, który połączony jest z systemem kontroli dostępu, możliwa jest weryfikacjuczestników spotkania przed wejściem do sali, co daje pewność, że pojawią się na nim tylko zaproszone osoby. Dodatkowo istnieje możliwość zgłaszania problemów związanych z kwestiami bezpieczeństwa bezpośrednio z poziomu aplikacji, co daje możliwość szybkiej reakcji na zaistniałą sytuację.  

Jesteś zainteresowany wdrożeniem?